27/2/2019

Por qué es necesario tener un software de administración

Cada día son más las organizaciones que digitalizan procesos y se apoyan en software especializados para optimizar sus operaciones y renovarse tecnológicamente. A finales del 2016, el 93% de las organizaciones usaban al menos un servicio de TI en la nube, y en el caso concreto de Chile, el estudio IDC Latin America Cloud Compliance Survey 2016-2017, de IDC, indica que el 60% de las empresas del país planean incrementar sus inversiones en software o plataformas alojadas en la nube.

Por supuesto, las empresas de administración de bienes raíces no son la excepción. Por ejemplo, la aplicación ComunidadFeliz, una de las más importantes en materia de administración de edificios y condominios de Latinoamérica, contaba en 2017 con 600 comunidades asociadas y 300 administradores usuarios del sistema, y ahora son más de 1500 edificios los que confían en la firma.

Pero ¿por qué es necesario tener un software de administración?

La respuesta más rápida, sencilla y completa es: porque, en tiempos donde es cada vez más común la vida en comunidad y la digitalización y los datos reinan, este sistema es la mejor ayuda para la administración de copropiedades. Sus funcionalidades hacen al administrador más eficiente, productivo y competitivo. Pero vale la pena ver siete razones específicas y de peso para implementar este sistema:

1. Incrementa la transparencia de la administración

En un software especializado el administrador puede registrar todos los ingresos y salidas de dinero, así como toda la información financiera y administrativa relativa a su gestión. De esa manera puede rendir cuentas inmediatamente después de que los copropietarios o el comité de administración se lo exigen, incrementando la transparencia y credibilidad de su labor. Pero lo mejor de todo, es que los copropietarios también pueden acceder a dicha información cuando lo deseen. Esto cobra especial importancia si se tiene en cuenta el volumen de recursos que maneja la administración de una copropiedad.

Además, software más completos como el de ComunidadFeliz, permiten el acceso de los residentes para que revisen el detalle de su boleta, el histórico de pagos, las actas y mantenimientos, así como para que reserven espacios comunes cuando lo necesiten.

2. Agilización de gestiones, automatización de tareas e incremento de la productividad

El software de administración permite la simplificación de muchas tareas, como la recaudación de pagos, reduciendo significativamente el tiempo dedicado a estas tareas y dándole al administrador más libertad para el desarrollo de procesos más estratégicos, como el análisis de necesidades de la comunidad y la toma de decisiones en torno a obras e intervenciones en los espacios comunes.

Además, el software de administración le permite al administrador automatizar diferentes procesos, como el cálculo de los gastos comunes, el control de los stocks, la agenda de citas y la generación de informes financieros. De esta manera, la administración es mucho más fluida y productiva. Pero, más importante aún y a diferencia de cuando se lleva manualmente, con un mínimo nivel de errores que deriven en pérdidas de recursos.

3. Optimización de la gestión de personal

El pago de sueldos y cotizaciones previsionales representa una de las tareas más complejas dentro las tareas del administrador. Pero el software es la mejor ayuda para la administración al respecto. Por ejemplo, ComunidadFeliz cuenta con un completo módulo de remuneraciones, que permite crear un perfil para cada trabajador y generar automáticamente las liquidaciones de y previsionales. Además, brinda la opción de registrar préstamos, vacaciones, anticipos y mucha más información necesaria para la gestión eficiente del personal a cargo del edificio.

4. Optimización de la comunicación

Algunas quejas comunes de los copropietarios con respecto a la administración, tienen que ver con lo distante que sienten al administrador. Con el software este problema queda solucionado, porque contiene herramientas comunicacionales que garantizan la conexión constante. En ComunidadFeliz, por ejemplo, se pueden compartir mensajes relevantes a través del muro de la comunidad o por e-mail.

5. Análisis de gestión y toma de decisiones más efectivos

Con el software especializado, el administrador puede mejorar la toma de decisiones y desarrollar eficazmente estrategias de administración concretas, gracias a la posibilidad que le brinda el sistema de realizar análisis de toda la información de la copropiedad en tiempo real: recursos disponibles, cuentas por pagar, monto de las deudas por cobrar, obras en desarrollo, etc. La plataforma opera como un almacén de datos, estadísticas, contactos y demás que garantizan una gestión integral y eficiente de todo el edificio o condominio.

6. Reducción de costes

La simplificación de procesos y la automatización de tareas derivan en la posibilidad de emplear menos personal y tiempo en la ejecución de los mismos. Por lo tanto, el costo de honorarios de los colaboradores reduce significativamente. Además, la posibilidad de tomar decisiones informadas en tiempo real le permite al administrador invertir cada moneda de la mejor manera.

7. Mayor efectividad

Todo lo anterior deriva en una administración transparente y mucho más eficiente, orientada a la consecución de objetivos específicos y el crecimiento de la calidad de vida de la comunidad. Sumado a ello, esas ventajas le permiten al administrador ser más eficaz en la resolución de problemas y obrar de manera más transparente, ganando así la confianza de la comunidad, factor fundamental para el éxito de cualquier administración.

Razones más que suficientes para optar por la implementación de un software de administración de propiedades. Lo mejor de todo es que la mayoría de ellos operan en la nube, garantizando así paquetes a la medida del presupuesto y necesidades de cada edificio o administrador. Para poder ayudarte al respecto y mejorar tu administración te invitamos a conocer nuestra plataforma de administración, Comunidad Feliz.


Equipo ComunidadFeliz
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